From: 3+BilgiTeknolojileri
To: …
Date: Sun, 20 May 2007 02:36:30 +0300
Subject: 3+ Elektronik Doküman Yönetimi
“3 Artı Elektronik Doküman Yönetimi… Kağıtsız ofise geçiş”
Kurum içinde bilgi paylaşımının olmazsa olmaz araçları olan dokümanlar, iş yaşamının vazgeçilmez parçalarıdır. Öte yandan, giderek yoğunlaşan doküman trafiği, bilginin yönetimini imkansızlaştırırken, ofis ortamında da aşağıda sıralanan problemleri beraberinde getirmektedir:
* İnsan iş gücüne dayalı, hata oranı yüksek, hantal evrak dolaşımı,
* Belgelere ait kayıtların tutulamamasından ötürü aranan belgenin bulunamaması, hatta varlığının bile bilinmemesi,
* Arşivler için giderek büyüyen fiziksel mekan ihtiyaçları,
* Kişilerden/ortamdan kaynaklanan güvenlik ve muhafaza problemleri,
* Revizyon ve geçerlilik sorunları,
* Yüksek kağıt maliyetleri, işgücü ve zaman kayıpları.
3 Artı Elektronik Doküman Yönetimi programı (3+ EDM); her türlü dokümanın belli bir sistematiğe göre yönetilmesi ve arşivlenmesini sağlamaktadır. Bu sayede evrak ve dokümantasyon için ayrılan işgücünde ve kırtasiye maliyetlerinde de %90’a varan bir azalma elde edebilir, arşiv için oluşturulmuş fiziksel alanları küçültebilirsiniz.
3+ EDM, 3 ana modülden oluşmaktadır;
1. Doküman Yönetimi
2. Evrak Yönetimi
3. Form ve İş Akışı Yönetimi
Her 3 modülde de doküman erişimi, yazdırma, kopyalama, değiştirme ve iptal yetkileri, rol tanımlamaları sayesinde kontrol altına alınabilmektedir. Doküman yapısının oluşturulması, onay, revizyon, geçerlilik bilgisi ve arşivlenmesi gibi son derece ağır ve karmaşık olan işler, kurum içindeki hiyerarşik yapı gözetlenerek, izlenebilir ve güvenli sistem içerisinde sorun olmaktan çıkmaktadır.
3+ EDM’in avantajları
* Sınıf ve ağaç yapısı sayesinde düzenli ve hızlı arşivleme elde edilir.
* Doküman tanımları standartlaştırılır, erişilebilirlik hızlandırılır.
* Kullanıcıların belge üzerindeki yetkileri sınırlandırılabilmektedir.
* İş akışı tanımlamaları sayesinde onay, bilgi, çalışma ve kontrol amaçlı belge dolaşımı yaratılır.
* Revizyon, geçerlilik ve iptal tarihleri tanımları sayesinde izlenebilirlik ve güvenilirlik sağlanır.
* Elektronik imza desteği bulunmaktadır.
* Dokümanların dijital ortamda dağıtımı ve takibi gerçekleştirilerek kağıt ve işgücünde maliyetler azaltılır.
* Dinamik arama alanları ve geniş sorgulama olanakları sayesinde kurum içinde belge aramaya son verilir.
* Bütün dosya formatları (MS Office, pdf, tiff, jpg ve CAD dosyaları) için arşivleme imkanı sunulmaktadır.
* 3 boyutlu CAD çizimlerinin sisteme entegre edilerek, CAD uygulaması olmayan bilgisayarlarda da 3 boyutlu olarak görüntülenebilmesi, kesit ve ölçülendirme işlemlerinin yapılabilmesi sağlanmaktadır. Bu sayede hem üretim alanında, hem de tedarik kanallarında olası hatalar engellenerek maliyet avantajı elde edilmektedir.
* Kullanıcıların bütün işlemleri güçlü günlük yapısı sayesinde kayıt altına alınmaktadır.
* Internet üzerinden IP ve Mac-ID sınırlandırması ile güvenli çalışma ortamı sunulmaktadır.
* Görevlendirme fonksiyonu sayesinde evrakın bilgi/ilgi amaçlı havalesi gerçekleştirilebilmektedir.
* Akıllı e-form ve süreç yönetimi ile kurum içinde yapılan bütün faaliyetler kontrol altına alınmaktadır. Formlara ait veriler raporlanabilmekte, alınan raporlar sayesinde kurum içi verimlilik arttırılmaktadır.
3+ EDM’in kullanım alanları
Doküman modülü:
Kalite Yönetim Sistemi’ne ait her türlü dokümanın (prosedürler, talimatlar, şemalar, formlar vb.) takibi ve yönetimi
Teknik çizimler, normlar gibi teknik dokümanların takibi ve yönetilmesi
Evrak modülü:
Her türlü Gelen / Giden Evrak ve İç Yazışmalar
Form ve İşakışı modülü
Satınalma/Satış siparişleri
Üretim siparişleri,
Kalite Kontrol talimatları,
Fire kontrolleri,
İthalat/İhracat takipleri,
Müşteri şikayet/memnuniyet kayıtları,
Teklif ve sözleşme süreçlerinin yönetimi,
İzin, fazla mesai vb. personel yönetimi,
Servis ve satış sonrası hizmetler,
3+ başlattığı kağıtsız ofis kampanyası Elektronik Doküman Yönetimi yazılımını çok uygun koşullarla sunmaktadır. Detaylı bilgi için lütfen tıklayınız.
Saygılarımızla…
Hakan Işık
Proje Yöneticisi
Tel : (312) 441 82 53
E-Posta: hakan.isik@3arti.com
www.3arti.com.tr
